"Erfolgreiches Zeitmanagement: So gewinnen Sie den Kampf gegen die Uhr

Was ist Zeitmanagement?

„Die Zeit überschlägt sich wie ein Stein vom Berge herunter, und man weiß nicht, wo sie hinkommt und wo man ist“, schrieb Johann Wolfgang von Goethe in einem seiner Briefe Ende des 18. Jahrhunderts. Offenbar hatten die Menschen schon damals das Gefühl, dass die Zeit verrinnt und immer schneller vergeht. Dabei hat jeder Tag bekanntlich 24 Stunden. Es gilt also, diese sinnvoll zu nutzen – vor allem im Job. Denn wer seine Aufgaben rechtzeitig erledigt, kann pünktlich Feierabend machen und muss zuhause nicht noch über ungelöste Probleme des Berufsalltags nachdenken. Hier greifen die Methoden des Zeitmanagements: Diese helfen dabei, den Arbeitstag clever zu strukturieren, damit alle Aufgaben pünktlich bis zur Deadline abgearbeitet sind. Gleichzeitig werden unliebsame Zeitfresser aus dem Büro verbannt. Denn wer seine Arbeitsabläufe optimiert, verringert Zeitdruck und Stress und gewinnt mehr Freiraum, um persönliche Projekte und damit die eigene berufliche Weiterentwicklung voranzutreiben. Ein gutes Zeitmanagement trägt daher ganz entscheidend zu einer ausgeglichenen Work-Life-Balance und zur eigenen Zufriedenheit bei.

 

Zeitmanagement vs. Selbstorganisation

Der Begriff „Zeitmanagement“ ist durchaus umstritten. Schließlich ist die Zeit eine feste physikalische Größe, die sich nicht managen lässt – egal, welche Tricks und Techniken wir dabei anwenden. „Selbstmanagement“ bzw. „Selbstorganisation“ treffen den Kern des Problems besser: Es geht darum, die eigene Arbeitsweise zu hinterfragen und Störfaktoren zu beseitigen, um den Arbeitsalltag besser zu strukturieren. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die anstehenden Aufgaben und halten Sie Ihre kurz-, mittel- und langfristige Planung schriftlich fest. Auf Basis dieser Informationen treffen Sie dann Ihre Entscheidungen – kleinere wie größere. So haben Sie die Arbeit besser im Griff und lassen nie wieder eine Deadline verstreichen.

Beim Zeitmanagement geht es nicht nur darum, den einzelnen Arbeitstag oder die gesamte Arbeitswoche so zu planen, dass keine wichtige Aufgabe unerledigt bleibt. Es geht auch darum, sich langfristige Ziele zu stecken. Ein höheres Ziel gibt Ihrer alltäglichen Arbeit einen übergeordneten Sinn. Dieses sollten Sie sich in turbulenten Zeiten, in denen das Telefon mal wieder nicht stillstehen mag, ins Gedächtnis rufen. Und auch die Prokrastination, also die Tendenz, Aufgaben bis kurz vor Fristablauf aufzuschieben, lässt sich dadurch bezwingen. Geben Sie der gefürchteten „Aufschieberitis“ keine Chance und sorgen Sie für Ordnung! Nicht nur auf Ihrem Schreibtisch, auf dem Desktop und in Ihrem E-Mail-Postfach, sondern vor allem in Ihrem eigenen Kopf. Die Prinzipien des Zeitmanagements und der Selbstorganisation helfen Ihnen dabei, Ihre Gedanken zu sortieren, motiviert zu bleiben und Ihre gesteckten Ziele zu erreichen.

Bevor Sie durch die Methoden des Zeitmanagements Ihren Arbeitsablauf optimieren und Ihre Produktivität steigern, sollten Sie erst einmal Ihren persönlichen Arbeitsstil genau unter die Lupe nehmen: Sind Sie ein kreativer Kopf, der ein wenig Chaos braucht, um gedanklich flexibel zu bleiben? Vielleicht sind Sie auch ein Teamplayer und bieten Kollegen gerne Ihre Unterstützung an, statt sich nur um Ihre eigenen Aufgaben zu kümmern? Haben Sie Ihren Arbeitsstil erst einmal analysiert, können Sie das Optimierungspotenzial formulieren. Um Ihr persönliches Zeitmanagement zu verbessern, haben Sie dann verschiedene Möglichkeiten.

• Schriftlich planen: Ein detaillierter Kalender und eine To-Do-Liste helfen Ihnen dabei, Ihre Aufgaben und die zugehörigen Deadlines im Blick zu behalten.

• Prioritäten setzen: Lernen Sie, wichtige Aufgaben von weniger wichtigen zu unterscheiden.

• Aufgaben unterteilen: Zerlegen Sie größere Projekte in einzelne Teilschritte, die Sie nach und nach abarbeiten.

• Strategisch vorgehen: Kümmern Sie sich nicht um mehrere „Baustellen“ gleichzeitig, sondern erledigen Sie eine Aufgabe nach der anderen.

• Aufgaben delegieren: Sie müssen nicht alles alleine schaffen! Holen Sie sich Rat und Hilfe bei Ihren Kollegen, wenn es sinnvoll und nötig ist.

• Produktiv arbeiten: Wenn Sie sich auf eine wichtige Aufgabe konzentrieren müssen, sollten Sie Ihr E-Mail-Postfach schließen und das Telefon stumm schalten. Auch der Blick auf Facebook oder in die WhatsApp-Gruppe ist dann tabu.

• Routine entwickeln: Checken Sie beispielsweise immer morgens und nachmittags Ihre E-Mails, während Sie sich den restlichen Tag über um Ihr Projekt kümmern. Planen Sie dabei auch genügend Pausen ein, um durchzuatmen und neue Kraft zu schöpfen.

• Puffer einplanen: Auch mit dem besten Zeitmanagement läuft nicht immer alles nach Plan. Legen Sie sich deshalb Ihre persönlichen Termine und Abgabefristen so, dass noch genügend Zeit für Unvorhergesehenes wie eine Störung bei der U-Bahn oder eine Erkältung bleibt.

• Selbstkontrolle durchführen: Haben Sie alle Aufgaben wie geplant erledigt? Oder müssen Sie Ihre Prioritäten ändern, um der Aufgabenstellung gerecht zu werden?

Die A-L-P-E-N-Methode:

Die 72-Stunden-Regel:

 

Die SMART-Methode:

 

Es gibt verschiedene Zeitmanagement-Methoden, die dabei helfen können, effektiver zu arbeiten und produktiver zu sein. Die A-L-P-E-N-Methode, Pomodoro-Technik, die Eisenhower-Matrix, die 18-Minuten-Regel, die 72-Stunden-Regel und die SMART-Methode sind sechs solcher Methoden. Jede dieser Methoden hat ihren eigenen Fokus und kann helfen, verschiedene Aspekte des Zeitmanagements zu verbessern."